 Версія для друку
 Написати листа
ПОРЯДОК
роботи зі зверненнями громадян
у виконавчому апараті Павлоградської районної ради
Прийом та реєстрація звернень громадян
1. Порядок роботи із зверненнями громадян у виконавчому апараті Павлоградської районної ради розроблено відповідно до Конституції України, законів України „Про звернення громадян“, „Про місцеве самоврядування в Україні“, Указу Президента України „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування“, постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації“, іншими нормативно-правовими актами з питань роботи зі зверненнями громадян.
2. Звернення громадян – це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги (далі – звернення).
3. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчому апараті районної ради ведеться державною мовою та окремо від загального діловодства і покладається на спеціаліста організаційного відділу виконавчого апарату районної ради (далі – спеціаліст).
4. Звернення громадян, що надійшли поштою на адресу районної ради, отримує секретар керівника та в день отримання передає без реєстрації до організаційного відділу виконавчого апарату районної ради.
5. Звернення громадян, адресовані депутатам районної ради, передаються у нерозкритих конвертах до постійних комісій без реєстрації.
6. Письмове звернення, оформлене без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
7. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).
8. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
9. Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
10. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України „Про звернення громадян”, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від його надходження.
11. Копії звернень, виготовлені за допомогою оргтехніки, повертаються авторові без розгляду.
12. Громадяни мають право звернутися до районної ради українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін.
13. Не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того питання, якщо перше вирішено по суті.
14. Не розглядається звернення осіб, які визнанні судом недієздатними.
15. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
16. Рішення про припинення розгляду звернення приймає керівництво районної ради, про що повідомляється автор звернення.
17. Усі звернення громадян, що надійшли поштою або отримані на особистому прийомі, централізовано реєструються за допомогою програми „Звернення громадян“ автоматизованої системи організації діловодства „ДОК ПРОФ“ у день їх надходження.
18. Автоматизована реєстрація здійснюється шляхом введення в реєстраційно-контрольні картки таких елементів: форма надходження, вид звернення, дата надходження звернення, прізвище, ім’я та по батькові, категорія та соціальний стан дописувача або відвідувача, короткий зміст порушеного питання та його індекс, зміст резолюції, виконавець, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді та зняття з контролю.
19. Склад елементів реєстраційно-контрольних карток формується відповідно до загальнодержавного класифікатора, який затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року за № 858.
20. Автоматизована форма реєстрації звернень громадян формує банк даних, необхідний для систематизації, статистики, аналізу та пошуку звернень.
21. Сукупність персональних даних про громадянина, занесених до реєстраційно-контрольної картки, а саме: прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, категорія та соціальний стан, становить базу персональних даних „Звернення громадян“, власником якої є районна рада.
Обробка та захист персональних даних у базі персональних даних „Звернення громадян“ регулюються Законом України „Про захист персональних даних“.
22. Під час реєстрації звернень на лицьовому боці по центру нижнього поля першого аркуша оригіналу документа проставляється штрих-код.
Штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення., наприклад:
Павлоградська районна рада
К-9 від 30.03.2012.
23. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється вхідний номер та дата надходження звернення.
Така копія повертається громадянинові.
Розгляд звернень
24. Зареєстровані звернення громадян передаються на розгляд керівництву районної ради в день їх надходження або наступного робочого дня.
25. Звернення громадян, які мають встановленні чинним законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку.
У разі виявлення звернень, які вимагають негайного реагування (попередження про загрозу життю автора листа чи інших осіб, небезпечну для суспільства акцію тощо), вони невідкладно доводяться до відома керівництва районної ради.
26. Звернення громадян та документи до них, розглянуті керівництвом, повертаються до організаційного відділу з відповідною резолюцією для передачі на виконання.
27. Після повернення звернення з розгляду керівництва районної ради відповідна резолюція заноситься спеціалістом до електронної реєстраційно-контрольної картки громадянина.
28. Резолюція оформляється на спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного номера звернення та дати, прізвища виконавця у давальному відмінку, змісту та строку виконання.
29. За дорученням голови районної ради розглянуті письмові звернення, відповідно до резолюції, направляються виконавцям.
За підписом голови районної ради письмові звернення громадян надсилаються депутатам районної ради, сільським радам, підприємствам, організаціям, установам відповідно до їх компетенції для розгляду і вжиття належних заходів.
30. Звернення, яке має кілька виконавців, може бути передане виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцеві.
31. Контроль за термінами проходження письмових звернень громадян здійснюється організаційним відділом спільно з виконавцями, що одержали їх для розгляду.
Якщо у дорученні визначено декілька виконавців, але не визначено серед них відповідального, узагальнену відповідь надає той виконавець, якого зазначено у дорученні першим.
32. Якщо вирішення питань, порушених у зверненнях, не входять до повноважень районної ради, воно в термін не більше п’яти робочих днів надсилається за належністю відповідному державному органу, установі, підприємству, про що повідомляється громадянин, який подав звернення .
33. Відповідно до Інструкції з діловодства в Павлоградській районній раді та її виконавчому апараті через організаційний відділ здійснюється:
тиражування та розмноження додаткових документів до заяв, скарг та пропозицій громадян проводиться спеціалістом організаційного відділу, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян;
переадресування звернень до органів влади, установ, підприємств, організацій та відправка відповідей громадянам.
34. Результати розгляду звернень громадян заносяться спеціалістом організаційного відділу до електронної реєстраційно-контрольної картки та надаються керівництву районної ради для ознайомлення та прийняття рішення щодо завершення роботи над зверненням та долучення до справи.
35. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
36. Ознайомлення із зверненнями громадян та відповідей на них осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей, що стали відомі із звернень громадян, не дозволяється.
Особистий прийом громадян
37. Проведення особистих прийомів громадян посадовими особами районної ради здійснюється згідно з графіком (додається).
38. Інформація про порядок та графік проведення особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті Павлоградського району, на стендах у приміщенні районної ради (І поверх), опубліковується в засобах масової інформації.
39. Прийом Героїв Радянського Союзу, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці проводиться позачергово.
40. Попередню співбесіду та запис громадян на особистий прийом проводить секретар керівника.
41. На громадянина під час запису на особистий прийом на основі документа, що посвідчує особу, заводиться картка особистого прийому, в якій зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, соціальний стан, категорія та зміст порушеного питання.
42. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
43. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішене по суті.
У такому випадку до картки особистого прийому додаються попередні матеріали з порушеного питання.
44. Забороняється відмова у прийомі громадянина з таких підстав: за ознаками раси, кольору шкіри, з політичних та релігійних переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних та інших ознак.
Про відмову в особистому прийомі громадянинові надається відповідне роз’яснення.
45. Відповідальний спеціаліст за роботу зі зверненнями громадян організаційного відділу представляє посадовій особі, яка здійснює прийом, відвідувача, чітко називаючи його прізвище, ім’я, по батькові, соціальний стан, категорію та зміст порушеного питання.
46. За бажанням громадянина забезпечується конфіденційність особистого прийому.
47. Під час проведення особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
48. Якщо порушене громадянином питання вирішити безпосередньо на особистому прийомі неможливо (є потреба у додатковій перевірці, вивченні, вжитті певних заходів), воно розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
49. Відповідь на звернення, за згодою громадянина, може бути надана усно у ході особистого прийому або письмово.
50. За результатами розгляду звернень робиться відповідний запис у електронній реєстраційно-контрольній картці.
51. Якщо у зверненні порушуються питання, розв’язання яких не належить до компетенції районної ради, громадянинові дається роз’яснення, куди й у якому порядку йому слід звернутися.
Контроль за терміном розгляду звернень громадян
52. Контролю підлягають зареєстровані звернення громадян, які надійшли поштою або отримані на особистому прийомі, в яких встановлено конкретні завдання щодо розгляду порушених питань.
53. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються, контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення порушених питань у зверненнях.
54. Рішення про зняття з контролю приймають посадові особи, які приймали рішення про контроль.
55. Строк розгляду порушених у зверненнях питань триває не більше одного місяця, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.
56. Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненнях питання неможливо, голова районної ради або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення.
Загальний строк розгляду не може перевищувати сорока п’яти днів.
57. Під особистим контролем керівництва районної ради перебувають звернення від інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України та жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати-героїня“.
58. Безпосередній контроль за виконанням доручень щодо розгляду звернень громадян здійснює спеціаліст організаційного відділу виконавчого апарату районної ради.
59. Відповідальність за дотримання строків розгляду звернень громадян та здійснення контролю несуть: посадові особи, на яких покладено контроль, особи, визначені в резолюціях керівництва районної ради, безпосередні виконавці.
60. З метою забезпечення контролю за виконанням доручень щодо розгляду звернень громадян спеціалістом організаційного відділу щотижня готуються та надаються виконавцям нагадування про закінчення терміну розгляду звернень громадян.
61. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами мають бути повернуті до організаційного відділу для централізованого формування справ, банку даних.
62. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Облік, аналіз та звітність
63. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення порушених питань становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м’яку обкладинку.
64. Під час формування справ перевіряється правильність їх комплектації.
65. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
66. З метою вивчення громадської думки, виявлення й усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, урахування пропозицій у роботі організаційний відділ систематично аналізує й узагальнює інформацію, що міститься у зверненнях громадян до районної ради.
67. Щокварталу готуються узагальненні дані про пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли до виконавчого апарату районної ради у формі аналітичної довідки.
68. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.
69. Відповідно до статті 19 Закону України „Про звернення громадян“ та чинної практики у виконавчому апараті районної ради щороку підбиваються підсумки роботи зі зверненнями громадян.
70. Головам сільських рад району надсилається відповідна форма, за якою готуються узагальнені дані про пропозиції, заяви та скарги громадян, що надійшли до органів місцевого самоврядування за поточний рік.
71. Спеціаліст організаційного відділу, відповідальний за роботу зі зверненнями громадян, систематизує, аналізує, узагальнює та оформлює щорічний звіт.
72. Форма щорічної звітності надається обласною радою.
73. Узагальнена інформація про пропозиції, заяви та скарги, які надійшли за поточний рік, доповідається керівництву районної ради та надсилається до обласної ради.
Збереження та знищення
74. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами громадян визначається номенклатурою справ, затвердженою головою районної ради.
75. Номенклатура справ виконавчого апарату районної ради складається щороку.
76. Справи з матеріалами розгляду звернень громадян зберігаються протягом п’яти років в організаційному відділі виконавчого апарату районної ради.
77. Відповідальність за схоронність справ покладається на спеціаліста організаційного відділу відповідно до функціональних обов’язків.
78. У разі ліквідації або реорганізації відділу, відповідальна особа за організацію діловодства за зверненнями громадян формує усі документи у справи та передає їх до архівного відділу райдержадміністрації незалежно від строків зберігання.
79. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи щодо розгляду звернень громадян підлягають знищенню як такі, що втратили практичне значення.
Складається відповідний акт, що схвалюється експертною комісією районної ради, експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації, погоджуються з ЕПК Державного архіву Дніпропетровської області та затверджується головою районної ради, після чого районна рада має право знищити матеріали.
ГРАФІК
особистого прийому громадян посадовими особами районної ради
Прізвище, ім’я, по батькові | Посада | День прийому |
особисті прийоми в приміщенні районної ради | виїзні особисті прийоми за місцем проживання громадян |
ПАВЛОВ
Дмитро Миколайович | Голова районної ради | Понеділок
10.00-12.00
14.00-16.00 | Друга середа кожного місяця |
 |
ПЕТРЕНКО
Лідія Яківна | Заступник голови районної ради | Вівторок
10.00-12.00
14.00-16.00 | Другий четвер
кожного місяця |
Версія для друку
Написати листа
|